منذ العصور القديمة ، تعد إدارة المشاريع - مهما كانت صغيرة أو كبيرة – سمة مهمة للنجاح ، ومن المهم معرفة أن إدارة المشاريع مقسمة إلى ( الإدارة بأقسامها-المحاسبة) ، ومع تطور الوقت ، وصلت التكنولوجيا إلى أحدث إصدار من إدارة تخطيط المشاريع والأعمال ، "تخطيط موارد المؤسسة أو الشركة" تخطيط موارد المؤسسة ، وسنقدم أدناه أهم مفاهيم نظام تخطيط موارد المؤسسات وأهميتها.
ما هو نظام ERP
هو أحد أنظمة الإدارة المحاسبية التي يتم استخدامها لتحسين كفاءة جميع العمليات التجارية وعمليات إدارة الأعمال في جميع أقسامها التقنية والخدمية والموارد البشرية وتخطيط موارد المؤسسات ، ويتكون من مجموعة من الأنظمة التي تعمل معا لتنظيم عمليات الشركة أو المؤسسة أو الشركة وربطها بطريقة موحدة ومتكاملة مهما كانت طبيعة العمل (صناعي ، تجاري ...الخ.) يمكن تطبيقه ، كما يلغي استخدام أنظمة وبرامج مختلفة من عدة شركات.
خصائص نظام ERP
يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات على رفع كفاءة أداء العمليات للوصول إلى أعلى جودة وأقل تكلفة ، ويزيد من سرعة الاستجابة والقدرة على تحقيق الأهداف ، ويعمل على جمع المعلومات من جميع الأنشطة داخل المؤسسة أو الشركة وربطها بطريقة سهلة ودقيقة ، وهناك العديد من الخصائص التي يجب أن تكون متوفرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للشركات والمصانع:
1-نظام متكامل.
2-قاعدة بيانات مشتركة تدعم جميع التطبيقات.
3-جميع الوحدات الداخلية تعمل في الوقت الحقيقي.
4-تصميم مرن ومفتوح.
أنواع مختلفة من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
هناك عدة أنواع مختلفة من برامج تخطيط موارد المؤسسات المصممة للعديد من الصناعات من أجل تلبية احتياجاتهم الخاصة ويتم تقسيم هذه الأنواع وفقا للغرض منها:
1-طبيعة بنائه.
2-الغرض منها.
3-نوع المنظمة.
4-أنظمة التشغيل وواجهة المستخدم.
5-نوع التراخيص.
أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حسب طبيعة بنائها:
عادة ما تتكون أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من ثلاثة مكونات (الأجهزة-البرمجيات-التوثيق) لذلك من الضروري لأصحاب الشركة معرفة طبيعة بناء النظام قبل شرائه للتأكد من أنه يتوافق مع نشاط مؤسسته ، ويمكن تقسيم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حسب طبيعة بنائها إلى 3 أنواع :
1-الأنظمة القابلة للقسمة
2-أنظمة غير قابلة للقسمة
3-الأنظمة القائمة على الوحدات
أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حسب الغرض منها
معظم المؤسسات لديها احتياجاتها الخاصة وحدها ، لذلك قد تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات المخصص ، ويمكن تقسيم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وفقا للغرض المطلوب منها إلى:
1-أنظمة مناسبة للأغراض الصناعية.
2-أنظمة مناسبة للأغراض العامة.
3-أنظمة التجارة الإلكترونية الخاصة.
أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حسب نوع المؤسسة
هذه الأنظمة معقدة للغاية ويمكن تصنيفها إلى:
1-السحابة العامة.
2-سحابة خاصة.
3-الغيوم الهجينة.
أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات حسب أنظمة التشغيل وواجهات المستخدم
يتم تصنيف أنظمة التشغيل عالميا حسب أنظمة التشغيل الخاصة بها:
1-أنظمة الكمبيوتر.
2-الهواتف الذكية.
3-الأجهزة اللوحية.
يعتمد نظام ERP على نوع التراخيص
تمثل تكلفة الحصول على التراخيص لهذه التطبيقات نسبة كبيرة من التكلفة الإجمالية للتطبيق ، ويمكن تقسيم هذه الأنظمة حسب نوع الترخيص إلى:
1-الأنظمة الاحتكارية.
2-تطبيقات مفتوحة المصدر.
كيفية اختيار نظام ERP
عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات لمؤسستك ، يجب عليك أن تنظر عدة نصائح لاختيار وتنفيذ النظام الخاص بك :
1-يجب أن تكون على دراية بالمشكلات التي تسبب التأخير في المشروع والتي تواجهها أثناء العمل وتحتاج إلى نظام متكامل لحلها.
2-تحديد المتطلبات التي تحتاجها المؤسسة أو الشركة بطريقة واضحة وشاملة قبل البدء في البحث عن النظام نفسه.
3-يجب تحديد جودة الأجهزة وأنظمة التشغيل داخل المؤسسة أو الشركة لتحديد جودة النظام.
4 - يجب عليك إعطاء الأولوية للنظام وعدم اختيار ميزات عالية لا يمكنك الاستفادة منها لأن الأنظمة عالية التخصيص لها تكلفة أعلى.
5-يجب عليك تأهيل الموظفين أو المسؤولين عن النظام قبل بدء العمل واختياره لأن التغييرات في ثقافة شركتك يمكن أن تهدم ما تم بناؤه.
دور النظام المحاسبي لتخطيط موارد المؤسسات للشركات والمؤسسات
من المهم معرفة دور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات داخل المؤسسة أو الشركة ، حتى يسهل على الموظفين فهم مدى التعامل معها ، لذلك يمكن تلخيص دور أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على النحو التالي:
1-إدارة جميع إدارات المؤسسة أو الشركة (الإدارة المالية-إدارة مراقبة المخزون-إدارة المشتريات-نظام نقاط البيع-إدارة الإنتاج-إدارة المشاريع).
2-الوعي الكامل بالمعلومات عن جميع المعاملات اليومية والحفاظ عليها بطريقة متكاملة ومنظمة.
3-ربط جميع الإدارات داخل المؤسسة أو الشركة بنظام واحد متكامل وبطريقة منظمة.
4-امكانية التعامل مع النظام عبر الانترنت.
5-إنشاء لوحات التحكم وأنظمة التشغيل المختلفة ، وخاصة للإدارة العليا ، مما يسمح بمعرفة حالة المديونية والتحصيل وغيرها من مؤشرات الأداء وسير العمل.
عيوب أنظمة ERP للمؤسسات والشركات هي:
المزايا التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات للمؤسسات والشركات هي:
1-تحسين العمليات التجارية.
2-تحديد نتائج كل قسم بدقة شديدة وفي وقت قصير.
3-القدرة على تبادل البيانات والمعلومات بين جميع الإدارات بطريقة منظمة.
4-التخلص الفوري من العمليات والبيانات غير الضرورية.
5-تجنب ازدواجية السجلات عن طريق إدخال تدخل كل وحدة من وحدات نظام تخطيط موارد المؤسسات في نفس قاعدة البيانات في الوقت الحقيقي.
6-توفير وقت إعداد التقارير بطريقة يدوية ، وذلك للوصول بدقة إلى المعلومات بين الإدارات والوحدات داخل النظام.
7-توفير الوقت والعمل اللازمين لتقليل التكلفة الفعلية لإدارة المشروع.
8-عندما يكون لدى الشركة نظام تخطيط موارد المؤسسات تكون أكثر قدرة على المنافسة في البيئة التي تعمل فيها.
عيوب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للمؤسسات والشركات هي:
1-تركيب نظام تخطيط موارد المؤسسات مكلف.
2-يعتمد النجاح على مهارات وخبرات القوى العاملة ، بما في ذلك التعليم وكيفية جعل النظام يعمل بشكل صحيح.
3-مشاركة المعلومات الداخلية الخاطئة بين الأقسام يمكن أن تقلل من كفاءة البرنامج.
4-بعض الأنظمة يصعب استخدامها.
5-قد تنخفض فعالية نظام (تخطيط موارد المؤسسات) بسبب التغيرات القوية التي تحدث عند تنفيذ النظام ، قد يكون هناك تدريب ضعيف.
6-لا يتم عرض فوائد وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات على الفور مع تنفيذ البرنامج ، وسوف تظهر بعد فترة طويلة من تشغيل النظام.
أسعار تكلفة نظام ERP
تختلف تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات من مؤسسة إلى أخرى اعتمادا على طبيعة بنائه ، وحجم المؤسسة أو الشركة ، والخصائص التي تحتاجها داخل النظام ، وغالبا ما تتطلب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات موارد إضافية لا يتم تضمينها بشكل عام في السعر الأساسي ، مثل:
1-نظم تخطيط موارد المؤسسات يمكن أن تكون معقدة لإدارة ، وكنت في حاجة إليها الموظفين للتعامل مع أي صعوبات التقنية التي قد تنشأ.
2 - يحتاج النظام عادة إلى دعم فني مستمر ، لكن شركات حلول البرمجيات تقدم خططا تتضمن الدعم بأقل تكلفة ممكنة لعدم إرهاق العميل ماليا.
3-أسعار الاشتراك لعمليات تخزين قواعد البيانات عن طريق القواعد السحابية.
تتبع الشركات التي تطور مثل هذه الأنظمة نموذج التسعير ، وهو النموذج الشهري بمستويات توفر ميزات إضافية ، كما يقدم بعضها تراخيص دائمة مقابل رسوم لمرة واحدة.
أخيرا ، يجب عليك التأكد من أخذ الوحدات أو الخصائص المطلوبة في الاعتبار ، بالإضافة إلى التوسع المستقبلي واحتياجات العمل ، ومن الضروري البحث في تكاليف التنفيذ ومدة العملية ، والبحث الأولي للحصول على مزيد من المعلومات حول برنامج تخطيط موارد المؤسسات والمقارنة المختلفة بين عدة أنظمة للوصول إلى أفضل نظام لمؤسستك أو شركتك.
لا تعليق